Статьи

Главная > Статьи

Предвыставочный период - часть 2

Проведенные исследования говорят о том, что более 70% компаний, участвуюих в выставках, не определяют задачи, для чего они это делают. Помимо этого на практике оказывается, что даже те, кто ставит перед собой цель, не всегда на экспозиции ей следует.

Специалисты в данной сфере считают, что существует свыше ста задач, решение которых обуславливает участие во всевозможных выставках.

Практически каждая коммерческая организация основной целью своей работы ставит получение прибыли. Это даже упоминается в Уставе компании. А непосредственно доход приносят клиенты фирмы. Отсюда можно вывести две основные цели, которые ставятся перед таким мероприятием, как выставка: укрепление сотрудничества со старыми и налаживание контактов с новыми клиентами.

Выставка и ее задачи следует ставить с учетом основных целей, которых придерживается компания. Сюда могут входить:

Все намеченные цели нужно продумать таким образом, чтобы получить определенный эффект, который можно физически оценить. В данном случае важно помнить об одном из главных правил любого бизнес-предприятия: нельзя управлять тем, что невозможно измерить.

Грамотно поставленные задачи являются основой успеха. Этот параметр влияет на многое, от намеченных на выставку затрат до подведения результатов мероприятия.

Практически доказано, что фирмы, поставившие определенные задачи, и следующие им на всех этапах подготовки и проведения выставки, добиваются максимально возможного успеха.

Следует также отметить такое понятие, как “имиджевое участие”. Не секрет, что многие потребители имеют две цели: решить возникшие проблемы и получить от этого удовлетворение. Поэтому “имиджевое участие” должно толкать предполагаемых клиентов получить помощь именно в вашей компании, а давних потребителей услуг или товара, которые вы предлагаете, испытать от этого удовлетворение.

Что касается конкурентоспособности, то “имиджевое участие” в мероприятии покажет вашу состоятельность в данном плане.

Выставка является дополнительной возможностью увеличить успех бизнеса, но помимо этого данное мероприятие довольно ответственно. Большое значение нужно уделить тому, что участие ради имиджа имело определенную цель, а не являлось слабым оправданием для управляющих, не умеющих грамотно пользоваться всеми возможностями, которые дает выставочное мероприятие.


Поставленные задачи должны быть конкретными.

Какие задачи вы бы не ставили, они должны отвечать таким требованиям, как конкретность и достижимость. Помимо этого цель рекомендуется обозначать в определенные временные рамки и делать измеримой, чтобы была возможность оценить ее результаты. Это главные параметры, предъявляемые к задачам, которые ставятся для участия в выставке.

P. S. Этого можно достичь, если назначить ответственных сотрудников за достижение определенной цели. Если этого не сделать, то отвечать за результат не будет никто. А это может сказаться на успехе всего мероприятия.


Задачи, которые можно поставить:

Формулируя задачи, следует применять фразы, в которых используются слова “привлечь”, “найти”,  “увеличить” и т. д. Сразу следует оговаривать временные рамки для достижения результата. Получив эффект от выставки, в дальнейшем будет гораздо проще ставить другие цели. Если же таких сведений у вас нет, можно воспользоваться следующими рекомендациями.


Что такое “формула экспоэффективности”

“Формула экспоэффективности” поможет вам в расчетах при проведении выставки. С ее помощью можно получить данные о количестве посетителей выставки, необходимой под стенд площади, увеличении объема продаж, полученных благодаря мероприятию и многое другое.

Для расчетов необходима информация о следующих параметрах:

Основное, на что нужно обратить внимание, - это число посетителей и участников выставки. В данном случае для точных расчетов необходимы данные, полученные благодаря официальному аудиту мероприятия, проведенного в соответствии с международными стандартами.

Таким образом, выставка, интересная для 10000 посетителей, имеет 250 участников. В соответствии с проводимыми исследованиями, один клиент совершает за все время, которое длится мероприятие, 11 посещений на стенды, расположенные на нем. При умножении количества посетителей на это число, получится среднее количество контактов, которые приглашенные на выставку могут совершить. В данном случае это 110000.

Если полученное произведение разделить на количество участников мероприятия, то получается среднее число контактов, которое может получить один участник. Стоит помнить, что под полученной цифрой имеются в виду общие контакты. То есть сюда могут входить и встречи с посетителями, которые не являются целевой аудиторией вашей компании.

110000:250=440

Здесь следует сделать небольшую пометку. Рассчитывая количество посетителей стенда, следует помнить, что, если на выставке работает один или два человека, то установить много контактов они физически не смогут, даже если стенд посмотрят более 100 тысяч человек.

Примерная длительность экспозиции, которая длится 4 дня, является 28 часов. Теперь среднее число контактов делится на эту цифру. Полученное значение обозначает, сколько контактов можно получить за час, проведенный на стенде. В данном случае 440:28=16.

Исследования, проводимые Всемирной ассоциацией выставочной индустрии, показало, что в среднем посетитель тратит на один стенд чуть более 10 минут. Если учитывать, что поток посетителей неравномерен по своей интенсивности, а также, что стендистам необходим перерыв, то за час сотрудник может установить около 4 контактов.

Исходя из этого, при делении среднего количества контактов на то число, которое может установить работник за час, получаем, сколько работников понадобится на стенде.

16:4=4

Специалисты считают, что одному стендисту для комфортной работы необходимо минимум 5 кв. м. помещения.

Конечно, это расчет того, что должно быть в идеале. Однако, не так часто выделяется на мероприятие большой бюджет. При этом стоимость аренды во многом зависит и от площади. Небольшой компании нецелесообразно заказывать за высокую цену оформление на огромной территории. Если же фирма уже является одним из лидеров в своей сфере, и одной из задач участия в выставке является доказательство этого, то закрепить статус поможет со вкусом оформленный элитный стенд на просторной площади. В любом случае основным параметром для принятия рения по данному вопросу является цель, которую вы преследуете своим участием в мероприятии. Главное, чтобы деятельность компании была правильно и грамотно организована.

Итак, при умножении числа сотрудников, необходимых для работы на стенде, на требуемую на одного человека площадь, получается количество квадратных метров, которые понадобятся для того, чтобы эффективно проходил контакт посетителей с работниками выставки.

Аллен Конопаки, известный американский бизнесмен, считает, что от общего количества полученных на мероприятии контактов, около 20% составляют перспективные клиенты. Из них около половины должны совершить покупку или заказ услуги. Так, в приведенном примере из 440 контактов перспективными получится 88. Из них около 44 человек сделают покупку.

Если исходить из того, что средний объем продаж вашей компании 5000$, то умножив это число на количество новых клиентов, получим общий объем продаж, который должны дать результаты выставки. В данном случае 44x5000=220000$.

Конечно, нужно учитывать и объективные условия, влияющие на расчеты. Среди них следует отметить задачи, поставленные вами для участия в мероприятии, выделенный бюджет, перемена количественного или качественного состава потенциальных клиентов и участников выставки. Важно учитывать дополнительные условия, выдвигаемые организаторами, к примеру, выделяемая площадь определенного размера, и другие факторы, могущие повлиять на получение результата.

Описанная формула опирается на некоторые условные показатели, в связи с чем является приблизительной. В зависимости от обстоятельств, можно получить результат как выше, так и гораздо ниже. В любом случае, данная формула может наглядно показать результат от выставки, который можно получить.


Разработка концепции выставки

После того, как цели выбраны, следует заняться концепцией участия выставки, определиться с методами, направленными на решение поставленных задач. Помимо этого рекомендуется определиться с ресурсами, которые понадобятся.

Для начала следует определиться с потенциальными клиентами, для которых будет проводиться выставка. Продумайте информацию, которую нужно им сообщить. Далее следует выбрать группу, на которую необходимо направить основные действия.

Определитесь с тем, что именно вы собираетесь предложить потенциальным клиентам. Рекомендуется учитывать цели, для которых специалисты посещают выставки. Более подробно об этом узнать можно из специальных исследований, проводимых организаторами мероприятий.

Очень важно, чтобы то, что предлагает компания, совпадало с тем, что требуется посетителям выставки. Можно узнать у ваших постоянных клиентов, для чего они приходят на подобные мероприятия.

Выделяют несколько основных задач, которые преследуют посетители выставочных мероприятий:

Посетители желают быть в курсе развития интересующей их по объективным причинам отрасли, свежих идей и решений.  Все чаще данное мероприятие рассматривается как один из способов обмена опытом в профессиональной среде.

Для того, чтобы выработать правильную стратегию, можно обратиться к специалистам в данном вопросе, которые оказывают подобные услуги.


Способы составления бюджета

При составлении бюджета, необходимо учитывать, что он складывается из средств, планируемых потратить на всех трех этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном. Чтобы получить эффективный результат, необходимо не только вложить как можно больше средств, но и правильно их распределить. Причем последний фактор гораздо важнее. 

Счета, которые нужно оплатить для организации мероприятия, следует выделить в отдельный список.


Сотрудничество с организаторами выставочного мероприятия

В больинстве случаев тем, кто организует выставки, приходится одновременно контактировать со многими экспонентами. Поэтому контроль над данным процессом рекомендуется взять в свои руки.

Несомненно такие моменты, как оплата счетов или предоставление нужной информации, будут постоянно напоминаться со стороны организаторов. Однако, возникают ситуации, которые могут удивить, если предварительно не проконтролировать выполнение некоторых моментов.


Заявка на участие

После того, как решение об участии принято, организаторов необходимо поставить об этом в известность, отправив им заполненное заявление. Обычно бронирование места до того, как оформлены все документы, невозможно.

Договор и счета

Договор, который предоставит компания-организатор, необходимо внимательно изучить. Иногда фирмы, занимающиеся выставкой, предъявляют дополнительные требования к клиентам. Следует обратить на них внимания.

При необходимости в договор нужно внести пункты, оговаривающие услуги, которые вам потребуются.

После того, как документация будет оформлена, организаторы предлагают внести предоплату. В условиях договора обычно оговариваются условия внесения оплаты. Следует строго следовать им. Чаще всего при предоплате компаниям предоставляются льготные условия и скидки. Это поможет существенно сэкономить.


Информация для каталога выставки

Текст необходимо предоставлять вовремя организаторов. В нем содержится описание предоставляемых товаров и услуг, а также способы связи с компанией. Перед тем, как подавать информацию, рекомендуется уточнить разрешаемое количество символов, существует ли ограничение по данному параметру.

Обычно данные даются не только на русском, но и на английском. В случае опоздания с вашей стороны по предоставлению информации, ее могут опубликовать не в самом каталоге, а в приложении к нему, которое редко кого интересует.

Большое значение играет количество экземпляров каталога, а также методы его распространения среди целевой аудитории.

Если вы хотите разместить здесь рекламу, необходимо уточнить у организаторов, какие требования они предъявляют к макетам и оформлению. При этом ознакомят со стоимостью данного маркетингового хода. Рекламный макет необходимо будет передать организаторам в те сроки, которые они скажут.  

Следует отметить, что оформление каталога и та, информация, которая будет в нем предоставлена, играет важную роль. Исследования отмечают, что профессионалы пользуются данными, имеющимися  в нем еще в течение года после того, как мероприятие окончено.


Пригласительные билеты и бэджи

Все бланки, которые просят заполнить организаторы, нужно оформить заранее. Несоблюдение данного условия может привести к тому, что сотрудники, пришедшие работать на выставку, будут тратить на это дополнительное время или вносить плату за вход.

То, сколько будет предоставлено бэджей, зависит от количества арендованных квадратных метров. Если возникла необходимость, их можно приобрести за доплату, не входящую в договор с организаторами.


Контакт с организаторами выставки

Контакт с организаторами необходимо постоянно поддерживать. Это может делать либо сам руководитель, либо один из сотрудников. Данный момент поможет быть в курсе всех новостей и  происходящих изменений.

Если появились претензии к организаторам, например, вам досталось место, не устраивающее по каким-либо причинам, то стоит их сразу же обсудить. При умении общаться и находить компромиссы, многие проблемы очень быстро разрешаются к удовольствию обеих сторон.

Следует подробно изучить все мероприятия, которые планируется провести на выставку. После регистрации и получения приглашения, стоит быть готовым к тому, что  вы примете активное участие во всех официальных мероприятиях, например, конференциях, презентациях, банкете и т. д.


Сотрудничество с организаторами

Для начала следует ознакомить организаторов с целевой аудиторией вашей компании, чтобы они могли и их захватить в приглашении на выставку. Если у вас возникают идеи или предложения, цель которых в улучшении мероприятия, смело высказывайте их организаторам. Ваша цель: подобрать выставку, отвечающую задачам, которые вы поставили для мероприятия.

При возможности подключайтесь к рекламной кампании, проводимой организаторами. Здесь уместно будет разместить данные о вашей фирме и ее услугах. Если организаторы выставки не против, в собственной рекламной кампании можно поместить логотип, под которым будет проходить выставка.

Обычно организаторы выставки охотно идут на сотрудничество. В предвыставочный период  вам необходимо максимально тесно сотрудничать с их пресс-службой. Удачным ходом будет создание интриги вокруг экспозиции. Давайте сведения о том, что нового намечается, какие традиционные товары будут представлены.


Система MatchMaking.

Перед тем, как будет проходить выставка, следует уточнить у организаторов, будет ли использоваться система MatchMaking. Она заключается в предварительной договоренности о деловых встречах. Эта система способствует тому, что экспоненты могут изначально оценить целевую аудиторию, согласовать со своими потенциальными посетителями длительность и тематику переговоров. Это способствует оптимальному распределению времени, проведенному на экспозиции.

Если компанией планируется розничная продажа непосредственно на мероприятии, необходимо уточнить у организаторов, разрешено ли это правилами, если нет, то, как это возможно сделать.


На что еще следует обратить внимание в предвыставочный период?

Если планируется выездное мероприятие, следует заранее позаботиться о билетах и бронировании гостиницы. Перед тем, как это делать, с организаторами обговаривается время заезда, сроки проведения, когда необходимо выполнить демонтаж.

В случае, когда выставку должны посетить ваши иностранные коллеги, для них также стоит заблаговременно заказать место в гостинице. В идеале расположение отеля следует выбирать неподалеку от места прохождения выставки.

Некоторые организаторы изначально заботятся о посетителях и участниках мероприятия, предоставляя им такие услуги, как трансфер, экскурсионная программа, получение визы и др. Если предполагается, что ваш стенд посетят иностранные клиент или партнер, позаботьтесь изначально об услугах переводчика. При этом последнего следует ознакомить с профессиональной терминологией, особенностями компании, чтобы впоследствии не возникло казусов.

Достаточно важный момент, который иногда пропускают экспоненты, - оформление страховки. Помимо стандартного страхования ценных вещей, следует учитывать и такие обстоятельства, как отмена мероприятия или его перенос. Ведь убытки компания в результате этого может понести существенные.  

Следует заранее позаботиться о материалах, которые будут рассылаться вами по полученным контактам после проведения выставочного мероприятия. Это помогает опередить конкурентов, обогнав их в соревновании за наиболее перспективных клиентов. Если тщательно продумать содержание листовки, рассылаемой после выставки, то о том, что оно составлено заранее клиент не сможет догадаться.

В обязанности большинства персонала, привлекаемого к выставке, обычно не входит подготовка или участие в данном мероприятии. Поэтому рекомендуется официально назначать ответственных письменным распоряжением или приказом руководителя.  При этом устанавливаются четкие сроки их деятельности, а также форма отчетности за выполненную работу.


← Предвыставочный период - часть 1 |