Статьи

Главная > Статьи

Предвыставочный период - часть 1

От чего зависит выбор и оценка выставки?

Выбирать выставку необходимо в первую очередь от целей и задач, которые она должна решить. Все экспозиции являются уникальными в своем роде, поэтому предвыставочному периоду, включающему подготовку, должно уделяться достаточно много внимания.

Первоначально следует узнать подробную информацию о выставке, чтобы решить, насколько она подходит вашей компании, сможете ли вы с помощью ее воплотить в жизнь нужные маркетинговые задачи.


Какие моменты учитываются для предварительной оценки выставки?

На последнем моменте следует остановиться подробнее. На рынке выставочных услуг имеются своего рода “знаки отличия”. Они дают представление клиентам о том, что данное мероприятие проводится систематически, имеет хорошую репутацию и собственную историю. Во-первых, это UFI, знак, принадлежности к Всемирной ассоциации выставочной индустрии. Помимо этого могут встречаться знаки РСВЯ, МТПП и др. Они говорят о том, что мероприятие одобрено Российским союзом или различными гильдиями выставочных организаций. Данную информацию можно встретить на веб-ресурсах или печатных изданиях, посвященных мероприятию.


Дополнительная информация о выставке

Для того, чтобы определиться, какая именно выставка подходит для вашей компании, следует найти ответ на несколько вопросов:

Нужно отметить, что профессиональная компания, занимающаяся организацией выставки, по запросу клиенту предоставит ему всему интересующую его информацию относительно мероприятия.  Среди документов, с которыми вы должны познакомиться, следует отметить планирование предшествующей выставке рекламной кампании и самой экспозиции, программу намеченных мероприятий и др.

В случае, если организатор затрудняется предоставить эти или другие материалы, следует серьезно задуматься о целесообразности участия в экспозиции. Если в подобном мероприятии вы не принимали участи ранее, то стоит узнать впечатления о нем у клиентов или партнеров, которые это делали.

В любом случае, перед тем, как до конца определиться, рекомендуется соотнести два таких важных параметра, как расходы, которые вы понесете в связи с участием в экспозиции, и планируемый результат.


Где получить информацию о намечающихся экспозициях?

Чтобы узнать подробности о проведении выставок, их организаторах, сроках и другие сведения, следует использовать каталог и веб-страницу самого мероприятия, профильные справочники и подобные печатные издания (“Выставки Москвы”, каталог РСВЯ, “Мир выставок”, “Экспо Ведомости” и др.).   Также информацию содержат специализирующиеся по данному профилю интернет-сайты (exponet.ru, exponews.ru, informexpo.ru и др.).


Начало подготовки к выставке

Крупные иностранные фирмы, имеющий большой опыт в проведении выставок, начинают готовиться к данному мероприятию более чем за год. Нужно учитывать, что организация самых престижных выставок берет начало за 10-11 месяцев до даты, когда она назначена. Распространена практика приема заявок на участие в будущем непосредственно после окончания только что прошедшего мероприятия или даже пока оно проводится. Следовательно, лучшие стенды экспоненты бронируют заблаговременно.

В идеале подготовка к выставочному мероприятию начинается не позже, чем за год до его начала. За 6 месяцев до выставки уже надо определиться с тем, что и как вы будете представлять. Рекламу мероприятия желательно запустить не позднее, чем за три месяца. Это даст возможность потенциальным клиентам и партнерам запланировать посещение выставки в рабочем режиме. И около двух недель необходимо оставить на то, чтобы избавиться от мелких недоработок, возникающих в процессе подготовки.


Составление плана выставки

Составить проект выставочного мероприятия довольно просто, при этом в нем должны быть уточнены все моменты, в том числе, сроки, ответственные лица и т. д.  Грамотное планирование не только сэкономит время, но и позволит упорядочить процесс подготовки. Длительность времени на выполнение того или иного пункта, рекомендуется сразу устанавливать, учитывая появление возможных задержек по объективным причинам.

 Примерно план подготовки к выставке можно сделать следующим образом:


За год до события


За десять месяцев


За полгода


За четыре месяца


За три месяца


За два месяца


За один месяц


За две недели


За неделю


Монтаж выставки

Во время монтажа рекомендуется контролировать работу специалистов. При этом сроки стоит обговорить с ними заранее, ни в коем случае не нарушать их.


Заезд

Все оборудование и материалы, которые понадобятся на мероприятии, необходимо привести заранее. На этом этапе стенд подготавливается к выставке.


 Дни, когда проходит экспозиция

В течение двух суток после проведенного мероприятия необходимо обработать самые перспективные контакты, которые были получены на нем.


Две недели после выставки


Месяц после выставки

 

План подготовки и проведения выставки следует составлять с учетом всех деталей. При этом персонал, который задействован в этом процессе, должен ознакомиться не только со своей ролью, но и с общим проектом, чтобы понимать, какую функцию он исполняет и ее важность. Желательно всем сотрудникам иметь собственный экземпляр плана.

P. S. Не стоит пренебрегать составлением плана подготовки. Это поможет упорядочить деятельность компании в работе на выставке, а, следовательно, и повысит ее результативность.


Органайзер для выставок

Поможет систематизировать процесс организации выставки специальный органайзер. В него рекомендуется включить следующие пункты:


Планирование.

Здесь будет расписан план подготовки. Желательно включить в данный раздел бюджет, который выделен на мероприятие, совещания, проводимые по данной теме, вся информация, посвященная выставке.


Продвижение.

Сюда помещаются материалы, связанные с рекламной деятельностью по подготовке мероприятия.


Клиентская база.

Этот раздел включает клиентскую базу, в том числе и потенциальных потребителей ваших услуг или продукции. Помимо этого нужно определить, какие задачи необходимо решить в работе с ними.


Сотрудники.

Данным пунктом обозначается информация о персонале, привлеченном к работе на выставке. Здесь могут перечисляться не только штатные, но и приглашенные сотрудники. Также стоит расписать график обучения, дежурства на экспозиции и др.


Выставочный стенд.

Раздел включает материалы о стенде, его оформлении, материалах и оборудовании, которые понадобятся. Не стоит забывать о схеме расстановки экспозиции.


 Логистика.

Сюда помещается информация, связанная с транспортировкой экспонатов и другого оборудования, которое понадобится на выставке. Следует внести информацию о контактах компании, которая будет заниматься данным вопросом.


Услуги.

Под этим пунктом понимаются услуги, предоставляемые дополнительными службами (вода, охрана, электричество и т. д.). Сюда включаются счета и договоры с обслуживающими компаниями.

 Другое (разное).

Пункт, который не обязателен, но обычно всегда включается в органайзер. Сюда можно помещать информацию, которая не подошла ни в один другой раздел.

Выставочный органайзер является отличным помощником, незаменимым в предвыставочный период. При наличии систематизированной информации гораздо легче составлять отчет, анализировать работу, подготавливаться к другим подобным мероприятиям.

← Ошибки экспонентов при организации выставок | Предвыставочный период - часть 2